Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjät
ESP konserni

• Airdone Oy (2084183–5)
• ESP Suomi Oy ja ESP Suomi Oy Jyväskylä (2629805–2)
• ESP Tekniikka Oy (2378923–5)
• ESP Lahti Oy (0781246–6)
• Putkityö KV Oy (1766057–4)

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tarja Sainio, puh. 040 541 6945, sähköposti tarja.sainio@espoy.fi

ESP Lahti Oy
Kiitokatu 6
15210 Lahti

Markkinointirekisterin ylläpitäjä:
Tarja Sainio, sähköposti tarja.sainio@espoy.fi

3. Rekisterin nimi
Asiakas-, toimittaja-, markkinointi- ja rekrytointirekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus
Asiakasyhteystietoja kerätään ja käytetään asiakassuhteiden hoitamista varten: tuotteiden, projektien ja palveluiden toimitukseen, hankintaan sekä markkinointiin.
Markkinointikäytössä yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden yhteystietoja käytetään asiakaskyselyihin, rekisterinpitäjän mainontaan ja/ tai suoramarkkinointiin asiakastietojen perusteella rekisterinpitäjän viestimien ja palvelujen kautta luovuttamatta henkilötietoja ulkopuoliselle taholle.
Henkilöstöä kutsutaan myös koulutuksiin ja tapahtumiin. Markkinoinnin kohdennus tapahtuu asiakastai yhteistyöyritykseen liittyvien tietojen mukaan.

4.1 Rekisterien tietosisältö ja tietolähteet
Asiakas- ja yhteystietoja saadaan suoraan asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiltä tilausten ja muiden yhteydenottojen yhteydessä. Asiakkaalta ja yhteistyökumppaneilta pyritään tarkistamaan ajantasaiset tiedot henkilöstöstä projektin/toimituksen alkuvaiheessa. Toimimme myös partnerina useille eri toimittajille. Toimittajat saattavat toimittaa suorien asiakkaidensa yhteystietoja meille varmistaakseen, että voimme ottaa asiakkaaseen yhteyttä huoltoa ja kunnossapitoa varten.

4.1.1 Rekisterien tietosisältö ja tietolähteet

1. Yrityksen nimi / Henkilöasiakkaan nimi
2. Muita mahdollisia yrityksen asiakkuuteen liittyviä kohdennustietoja
3. Y-tunnus / Henkilötunnus
4. Puhelinnumero
5. Osoitetiedot: katuosoite, postinumero, postitoimipaikka. Erikseen: laskutusosoite,
   toimitusosoite, käyntiosoite.
6. Sähköpostiosoite

4.1.2 Rekrytointirekisteri

1. Työnhakijan nimi
2. Henkilötunnus
3. Puhelinnumero
4. Osoite
5. Opiskelutiedot
6. Työkokemustiedot

4.1.3 Markkinointirekisteri ja postituslistat
Markkinointirekisteri ja postituslista muodostetaan asiakkaiden ja sidosryhmäkumppaneiden yhteystiedoista sekä sosiaalisen median ja yrityksen nettisivujen kautta käyttäjien itsensä ilmoittamista tiedoista. Näin varmistetaan tietojen ajantasaisuus.

5. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Kaikkien kumppanien kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset. Yhteistyökumppaneillamme ei ole oikeutta käsitellä asiakkaidemme henkilötietoja muutoin kuin rekisterinpitäjän lukuun. Tietoja ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kunnioitamme henkilötietojen luottamuksellisuutta. Asiakas-, toimittaja ja rekrytointirekisterimme ovat teknisin keinoin suojatuissa tietokannoissa, joihin on rajattu pääsy. Tietojärjestelmään pääsy edellyttää voimassa olevaa työsuhdetta ESP-konserniin sekä henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja käyttöoikeutta ko. tietoihin. Asiakastietojen muuttaminen on rajoitettua siten, että vain määritetyt vastuuhenkilöt voivat muuttaa osaa tiedoista. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.

7. . Tietojen muutokset ja poisto järjestelmästä
Henkilötiedot säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, asiakaspalvelun kehittämiseksi tai asiakassuhteen ylläpitämiseksi. Asiakkaan/yhteistyökumppanin ja ESP:n edun mukaista on, että yhteystiedot ovat ajantasaiset.

Asiakkaiden toivotaan ilmoittavan muutokset vastuuhenkilöissään ja yhteystiedoissaan heti kun tulee esille, että tiedoissamme on vanhentuneita henkilöiden yhteystietoja.

• Rekisterin henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja rekisteriin on kerätty
• Oikeus pyytää virheellisten tietojen oikaisua
• Oikeus peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen (esimerkiksi
  markkinointiluvan peruutus)
• Oikeus pyytää tietojen poistoa, jos rekisterinpitäjällä ei ole lakisääteisiä velvoitteita jatkaa
  henkilötietojen käsittelyä.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle lainvastaisesta käsittelystä Rekisterinpitäjä poistaa rekisteristä tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos rekisteröity itse tietosuojalainsäädäntöön perustuen vaatii rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot.

Oikeuksien käyttämistä koskevan pyynnön voi tehdä ottamalla sähköpostitse yhteyttä rekisterinpitäjän
yhteyshenkilöön. Pyynnön tulee olla yksilöity siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan todentaa
luotettavaksi.

8. Evästeet
Käytämme sivuillamme ns. Cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä.

Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita. Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.